Le module de gestion locative de Solare Property permet aux bailleurs, aux mandataires, aux occupants ou locataires de rationaliser, sécuriser et anticiper leurs processus métier grâce à l’automatisation avancée et la flexibilité de la gestion des charges.
Fort de 25 ans d’expérience, ce module s’adapte à tous types d’actifs (commerces, entrepôts, bureaux, logements, etc.), et garantit une gestion précise et automatisée pour tout parc immobilier.
Gestion complète des provisions
Les provisions de charges peuvent être définies à la fois globalement au niveau de l’immeuble ou établies sur base de son budget de dépenses, et détaillées au niveau de chaque bail.
Le module permet de générer automatiquement les appels de provisions précis pour chaque bail afin de couvrir les coûts du patrimoine immobilier, en attente du décompte de d’exercice.
Les montants à provisionner peuvent être modifiés en cours d’exercice, au niveau du budget, de l’immeuble, des baux, et servir de base à l’établissement des montants pour les exercices suivants.
En cas de modification des montants ou de la situation locative, l’impact sur le montant des appels de provisions ultérieurs est entièrement automatique.
Refacturation optimisée des dépenses
Les bailleurs et mandataires apprécieront la capacité du module à gérer de manière précise et automatique la refacturation des charges tout en tenant compte de la multitude de règles, de cas particuliers et d’exceptions susceptibles de se présenter.
La quote part dans la répartition des coûts réel entre les différents intervenants (bailleurs, preneurs, propriétaires, tiers externes, mandants, etc.) du patrimoine est automatiquement calculée en fonction de l’évolution de la situation locative et/ou des critères spécifiques de refacturabilité qui s’appliquent à chaque charge.
Les principales fonctionnalités incluent :
- Prise en compte des charges privatives, réparties ou partiellement refacturables.
- Automatisation du processus depuis la facture d’achat jusqu’à la reddition
- Grande souplesse de la configuration, possible à tous les niveaux
- Détermination automatique au sein d’un nombre illimité de grilles de tantièmes de la grille applicable à la dépense à refacturer.
- Pour chaque dépense, possibilité de choisir le mode de refacturation: refacturation immédiate de la charge ou traitement lors de la reddition périodique de provisionnements/décomptes.
- Gestion des forfaits de charges, des plafonds et exclusions spécifiques, des surcharges de tantièmes.
- Refacturation des charges ponctuelles, des fournitures de service.
- Application précise des prorata temporis.
- Génération automatique des décomptes et annexes avec déduction des provisions appelées en cours d’exercice, gestion des différents régimes en matière de TVA.
- Utilisation pour les taxes immobilières, travaux à charge du propriétaire
Automatisation des processus de gestion locative, impact sur les charges
Un référentiel patrimonial structuré et à jour contribue largement à faciliter la gestion des charges locatives.
Solare Property permet une gestion fluide, anticipée et automatisée du cycle de vie des baux, via des workflows paramétrables : renouvellements, résiliations, avenants, prolongations, etc.
Le module intègre également un agenda des dates critiques et des rappels associés qui permet d’anticiper les échéances importantes (fins de baux, renouvellements, etc.).
Les calculs des provisions et des charges bénéficient de cette gestion optimisée du cycle de vie des baux qui leur permet d’effectuer leurs calculs sur un patrimoine cohérent et à jour pour ajuster au mieux les montants qui en dépendent et limiter au maximum les besoins de réajustements.
Justification et transparence des calculs
Les calculs de répartitions des charges sont ultra-détaillés et permettent de justifier chaque montant de manière transparente, à la demande ou sous forme d’annexes jointes automatiquement aux factures. Solare Property offre aux property managers des explications claires pour chaque situation, garantissant ainsi une gestion rigoureuse et une confiance accrue entre les parties prenantes.
Suivi et contrôle des écarts de facturation sur prises à bail.
Les occupants et/ou leurs mandataires disposent d’une information complète et détaillée des écarts entre facturation attendue et facturation reçue pour les baux pris.
Les gestionnaires bénéficient d’un processus d’analyse d’écart qui est déclenché automatiquement tant à la validation des factures, qu’à la régularisation des données des baux pris. L’assistant de saisie des factures reçues, leur offre une vision immédiate sur les écarts de montant pour chaque poste des baux concernés par affichage des montants précalculés dans le module de gestion locative.
Les écarts peuvent alors justifier un ajustement des montants erronés dans les baux pris (exactitude des prévisions de dépenses baux pris) ou une action envers les bailleurs pour facturation indue (contrôle de gestion).
Compatibilité comptable et facturation automatique
Notre module de gestion locative est entièrement intégré avec la comptabilité auxiliaire et permet d’automatiser la génération, la comptabilisation des factures et de leur recouvrement.
Les écritures comptables sont aisément exportables vers les outils comptables du marché.
Il gère également le provisionnement comptable (cut-off, factures à recevoir) et prend évidement en charge la gestion de la TVA, s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque type de bail, renforçant ainsi l’efficacité des processus de property management.
Une gestion locative efficace et automatisée
Solare Property offre une solution complète pour la gestion des charges, automatisant et sécurisant chaque étape du processus. Que ce soit pour la répartition des charges, la gestion des provisions ou la transparence des calculs, ce module assure une gestion optimale, tout en permettant une intégration fluide avec les systèmes comptables et les normes IFRS16. Grâce à ses fonctionnalités avancées, notre logiciel de gestion immobilière devient un outil indispensable pour les acteurs en gestion de parcs immobiliers