Dans un précédent article, nous avons rappelé à quel point la digitalisation des données et des processus est devenue un impératif pour optimiser la gestion des patrimoines immobiliers. Il en va de même pour la gestion des documents qui les accompagnent ou des documents qu’ils produisent.
Une Gestion Électronique de Documents (GED) performante facilite cette gestion au quotidien. Solare Property propose un module de GED puissant, parfaitement intégré à ses solutions et adapté aux besoins des professionnels de l’immobilier.
La place de la GED dans la gestion immobilière
La Gestion Électronique de Documents (GED) est un ensemble de fonctionnalités qui permettent de numériser, classer, organiser et assurer la recherche, la consultation et le suivi de tous les documents relatifs à un patrimoine immobilier. Cela inclut:
- les documents associés au patrimoine géré: mandats, baux, contrats, plans, certificats, rapports financiers
- les documents que ce patrimoine produit:factures, relances, appels de garanties, états des lieux,rapports,
Dans le contexte de la gestion immobilière, l’utilisation d’une GED facilite la recherche et l’accès aux informations essentielles pour l’exploitation des biens immobiliers. Elle sécurise l’accès à la documentation mais peut aussi favoriser le partage et la diffusion de celles-ci. Elle participe ainsi à l’amélioration de la productivité et à l’automatisation des tâches administratives.
Les avantages de la GED intégrée dans Solare Property
1. La présence des documents au plus près des données
A travers ses différents modules, Solare Property se distingue par sa capacité à maintenir un référentiel centralisé, non redondant et multidimensionnel des actifs immobiliers. Parmi ses atouts, il permet de référencer les actifs, les tiers, les baux, les mandats, les contrats, les commandes, etc. selon des critères de structuration et de regroupements propres à chaque gestionnaire immobilier.
Chaque document présent dans la GED de Solare Property suit au plus près cette organisation du fait de ses associations simples (par exemple, à un bail) ou multiples (par exemple, au bailleur et au preneur d’un bail).
La GED complète et enrichit les données du patrimoine. Elle fournir un accès et un support immédiats à la documentation qui leur est associée.
2. La vision 360° de l’information
Les relations entre les données de base définies au sein de Solare Property sont aussi importantes que ces dernières pour éviter la redondance et maintenir une vision unique, complète et dynamique du patrimoine immobilier.
De par son intégration naturelle dans Solare Property, la GED bénéficie automatiquement de ces relations pour associer à chaque donnée sa documentation directe (version électronique d’un bail) ou indirecte (versions électroniques des factures d’achat associées au décompte des charges de ce bail).
3. Un classement efficace et structuré, une recherche simplifiée
La GED permet de classer les documents en son sein sous forme d’une hiérarchie de (sous-)catégories pour une organisation et des regroupements logiques et efficaces.
Chaque document peut ensuite être associé à de multiples données.
Et chaque donnée peut se voir associés de multiples documents.
La combinaison de ces classements et de ces associations permet de représenter toutes les situations le plus efficacement possible.
La fonction de recherche rapide et globale assure ensuite un accès rapide à tous les documents pertinents et aux données qui leurs sont associées, sur base de quelques critères, quelle que soit la taille du parc immobilier.
4. Suivi des processus automatiques
La GED intégrée à Solare Property permet d’automatiser certains processus, comme la génération et l’envoi des factures, des rappels, des demandes de mise à jour des garanties, etc. mais aussi de conserver une copie des documents générés.
Beaucoup de traitements, anciennement manuels, se limitent désormais à la gestion des cas particulier ou des demandes de précisions. Ici aussi, la GED permet d’accéder rapidement à l’information nécessaire pour apporter une réponse rapide et efficace.
5. Aide à la prise de décision
Grâce aux tableaux de bord, aux alertes et aux indicateurs clés disponibles dans le logiciel, chaque gestionnaire peut visualiser les performances de son parc immobilier et prendre les décisions nécessaires. L’intégration d’une GED et la disponibilité immédiate des documents associés aux données affichées apportent une aide à la prise de décisions stratégiques.
6. Connexion avec les systèmes GED existants
Solare Property propose des interfaces API GED standardisées (CMIS) pour s’intégrer avec tout système GED préexistant au sein d’une solution de groupe. Cela permet une continuité dans la gestion des documents tout en facilitant les échanges d’informations entre les différents outils destinés à travailler ensemble.
L’importance de la sécurisation des données
La sécurisation des données est un enjeu majeur dans le secteur immobilier, où la manipulation d’informations sensibles est quotidienne.
La GED offre des solutions robustes pour, à la fois:
- protéger ces données contre les accès non autorisés, grâce à des protocoles de sécurité avancés et des règles d’accès configurables au plus près des besoins de chaque patrimoine et de chaque utilisateur
- Protéger ces données contre les pertes et altérations. Grâce à des systèmes de sauvegarde automatique, les documents numérisés sont stockés en toute sécurité avec la possibilité de mettre en place des sauvegardes redondantes, tant localement qu’en cloud. Ainsi, même en cas de sinistre physique (incendie, inondation) ou d’attaque informatique, la continuité d’activité est assurée et la récupération des données est rapide.
Mise à disposition aux utilisateurs externes, les portails
Les principes de sécurisation d’accès aux documents prennent un sens particulier quand le destinataire de ces documents est externe. Par exemple, lors de la mise à disposition des documents qui concernent un tiers locataire, propriétaire, mandant ou fournisseur au sein d’un portail Extranet.
Ici aussi, la GED intégrée à Solare Property permet
- d’automatiser la génération des documents mis à la disposition des tiers externesvia un portail
- de conserver une trace des documents générés, ce qui aidera à répondre aux éventuelles sollicitations des tiers externes
- de fixer des règles d’accès génériques ou propres à chaque (type de) document, en particulier quand des contraintes légales interviennent
- d’établir des statistiques d’utilisation et de consultation des documents par les utilisateurs, pour leur offrir une expérience toujours plus adéquate
Gestion multi-patrimoines et internationale
Le module GED de Solare Property permet une gestion multi-patrimoines, multi-sociétés, multi-pays.
La géolocalisation et la GED : un duo gagnant
Solare Property va encore plus loin en intégrant une fonctionnalité de géolocalisation pour les actifs immobiliers. Chaque bien peut être visualisé sur une carte, ce qui permet d’associer les documents relatifs à des actifs spécifiques et d’optimiser leur gestion à l’échelle géographique. Cette approche renforce la maîtrise du patrimoine et simplifie la gestion des portefeuilles immobiliers répartis sur plusieurs zones géographiques.
La GED, un outil indispensable pour une gestion immobilière moderne
Pour toute entreprise active dans le secteur de l’immobilier, la présence d’une Gestion Electronique de Documents dans un logiciel de gestion immobilière se révèle rapidement un besoin incontournable pour optimiser les processus métier.
En intégrant de manière naturelle une GED performante en son sein, Solare Property apporte une solution simple et efficace aux professionnels de l’immobilier pour gérer les documents associés aux patrimoines qui leur sont confiés.
Ce module travaille en symbiose avec Solare Property, profite de sa centralisation des données, des relations entre celles-ci et de l’automatisation des processus qu’il permet.
Mais il apporte également de la structuration, de la sécurité et de l’optimisation tant au niveau du stockage des documents numériques que dans les recherches et accès aux documents dont il a la responsabilité.
Il permet ainsi aux gestionnaires de patrimoines immobiliers de gagner en efficacité et en productivité.