La gestion du patrimoine immobilier peut devenir un vrai casse-tête pour les grandes entreprises, si les données ne sont pas structurées dans une base de données. Aujourd’hui il existe des solutions pour concentrer, traiter et gérer l’ensemble de ses données immobilières, et créer ainsi son “référentiel immobilier”.
Qu’entend-on par “référentiel immobilier” ?
Le référentiel immobilier n’est autre qu’un gestionnaire des données de référence (ou Master Data Management) dédié au patrimoine immobilier des grandes entreprises. Il désigne l’ensemble des outils, méthodes ou autres processus assurant la qualité, l’utilisabilité et la sécurité des données de référence.
En se connectant à différents logiciels informatiques ou applications mobiles, ce référentiel pourra collecter toutes les données immobilières en un seul et même endroit. En fonction des besoins, celles-ci pourront être partagées avec les divers services et acteurs de l’entreprise.
En quoi le référentiel immobilier peut-être utile à mon entreprise ?
Il existe de nombreux avantages à créer son référentiel immobilier. Le premier concerne la gestion des données, puisque le RI va :
- garantir l’unicité de la donnée,
- éliminer le risque de redondance,
- centraliser les mises à jour.
Au-delà de simplement servir d’agrégateur, les outils de gestion des données de référence peuvent se connecter à d’autres systèmes d’information. Ceux-ci consulteront ainsi les données du référentiel, ou viendront les enrichir.
Enfin, posséder un référentiel immobilier facilite l’organisation de l’information et sa transmission aux différents services de l’entreprise (services généraux, supply chain, ressources humaines, marketing, etc).
Quelles données peuvent-être gérées dans un référentiel immobilier ?
Avant de se lancer dans la création d’un référentiel immobilier, il est important de lister l’ensemble des données qui devront y être stockées. En théorie, toutes les informations peuvent être entreposées, mais il s’agit de bien les organiser en fonction de leur utilité.
Voici quelques exemples :
- localisation géographique des bâtiments
- gestion du patrimoine (propriétés, baux de location…)
- gestion de la maintenance préventive et curative des bâtiments
- suivi du respect des conformités réglementaires (sécurité, environnement…)
- aménagement des locaux (plans des bâtiments)
- pilotage des équipements et des services disponibles
- occupation des locaux (gestion du personnel)
- etc
Quelles sont les caractéristiques d’un bon outil ?
Il faut garder à l’esprit que les données sont riches et vivantes et que le référentiel immobilier ne doit pas être statique. Il est donc nécessaire de choisir un outil permettant de communiquer avec d’autres applications utilisées dans l’entreprise : ERP, progiciels de dessins de plan, systèmes RH, logiciel de GMAO, outil de gestion de demandes d’accès aux locaux, etc.
Au-delà de la collecte de données, le référentiel doit aussi permettre un pilotage de l’activité. L’outil sera donc plus pertinent s’il intègre des tableaux de bords et des indicateurs de performance.
Autre point essentiel : la mobilité. Afin de faciliter le travail des services de l’entreprise sur le terrain, une mise à disposition de l’outil sur tablette ou smartphone facilitera la consultation ou le renseignement de données. Le bon usage du référentiel sera favorisée si l’outil est intuitif et ergonomique.
