Après avoir réalisé un benchmark des différentes solutions existantes, vous avez enfin choisi le logiciel de gestion immobilière qui correspond à vos attentes. Vous avez franchi une belle étape, mais le parcours n’est pas fini, et la phase de déploiement est un point crucial de votre projet. Nous allons ici aborder les différents points essentiels pour réussir votre projet de déploiement.
Pourquoi une bonne préparation est essentielle
Avant de se lancer dans le déploiement de sa solution de gestion immobilière, il faut consacrer un temps à la préparation. Celle-ci va consister à réunir des informations sur 4 points.
1. Bien définir ses besoins et les processus cibles
Le logiciel est composé de briques qui seront installées et configurées selon vos besoins opérationnels. Si ceux-ci sont bien définis dès le départ, le déploiement se déroulera progressivement sans retour en arrière, ou ajout d’une brique en dernière minute qui retarderait le planning.
2. Identifier les utilisateurs clés qui participeront au projet
La liste des intervenants est essentielle, et chacun d’entre eux doit être informé des différents jalons du projet. En dehors du chef de projet, il est impératif de définir des utilisateurs clés, qui doivent disposer du savoir, du temps et de l’autorité nécessaire pour que les choix arrêtés et validés, soient bien reçus des futurs utilisateurs. Ils interviennent sur leur domaine de compétences en phase de spécification, puis en phase de recette, et doivent supporter en interne le déploiement en production.
3. Inventorier les données disponibles
Vous disposez aujourd’hui de données qu’il faudra intégrer dans le nouveau logiciel, et peut-être en avez-vous d’autres à identifier. Le temps d’intégration des données sera déterminé par leurs caractéristiques et leur formatage actuel. Les lister permet de discerner les possibles difficultés de traitement.
4. Préparer la conduite au changement
La réussite du déploiement va enfin être liée à la bonne implication de tous les acteurs de la société, et de leur préparation à changer d’organisation logicielle.
Les différentes étapes du projet de déploiement
La première étape va consister à définir clairement votre besoin. Il s’agira de détailler précisément vos attentes au niveau opérationnel. A partir de ces éléments, des spécifications seront listées. Puis, Netika organise avec vous des ateliers de spécifications. Nous revenons ainsi sur chaque point listé, pour entamer une discussion et échanger, afin de répondre à toutes les attentes et problématiques, et faire que la configuration logicielle réponde parfaitement à vos besoins exprimés.
C’est lors de la deuxième étape que le paramétrage de la solution commence, à partir des résultats des ateliers. Nous procédons au développement des interfaces le cas échéant. Puis, une fois les paramètres configurés, nous allons reprendre vos données existantes pour les intégrer dans la solution.
La troisième étape est la phase de recette. Nous préparons des scenarii de recettes, c’est-à-dire que nous identifions différentes procédures opérationnelles qui seront réalisées par les utilisateurs du logiciel. Ces scenarii sont ensuite testés, afin de contrôler s’il n’y a pas de bug, d’oubli et s’ils répondent correctement aux besoins exprimés lors de la première étape. C’est ce qu’on appelle la recette fonctionnelle.
Enfin, la dernière étape est l’étape de formation. Elle doit inclure idéalement non seulement la partie outil, mais le client doit aussi y définir ses nouveaux process. Attention, la formation des utilisateurs clés doit être faite avant la phase de recette, mais celle des utilisateurs finaux sera faite au plus près de la mise en production. Cette phase englobe également le support de post-production, avec un accompagnement des utilisateurs.
Combien de temps dure le déploiement ?
Le temps de déploiement est très variable en fonction du nombre de fonctionnalités à mettre en œuvre, des ressources réellement disponibles, de l’état des données à reprendre. En général, il faut considérer un délai de 4 à 8 mois.
Les pièges à éviter
Pour réussir son projet de déploiement, il y a des pièges dans lesquels il ne faut pas tomber. Un des points essentiels est l’implication des acteurs de la société parfois trop négligée. C’est pourquoi, il est primordial de sélectionner les utilisateurs clés. Les autres collaborateurs doivent aussi se sentir concernés par ce projet, et pour cela le soutien de la direction doit être clairement affiché.
A propos de la phase de déploiement, il peut être intéressant de fonctionner sous un système « agile ». Il permet de faire des points d’étapes auprès des futurs utilisateurs, et d’éviter un effet tunnel. Cela peut être stratégique en terme de temps, car faire la recette de l’ensemble de l’outil en fin de paramétrage peut être long et fastidieux. Un contrôle à plusieurs étapes peut permettre de corriger rapidement des éléments importants, avant de continuer le déploiement.
Enfin d’autres pièges peuvent retarder, voire même faire échouer le projet :
- Le besoin imprécis
- L’optimisme débordant quant aux ressources disponibles
- La non représentativité des utilisateurs
- La négligence quant à l’aspect de reprise de données
- Le manque de pragmatisme
