L’essentiel.
Pour un administrateur de biens, le vrai chantier de la réforme 2026 n’est pas technique mais contractuel : vous facturez pour le compte de vos mandants, ce qui impose de (re)signer trois types de mandats : mandat de facturation envers la Plateforme Agréée, nouveaux mandats d’autofacturation (les anciens ne suffisent pas), et délégations d’accès.
À cela s’ajoutent le typage B/C/G de chaque tiers et un adressage organisé par mandat ou par propriétaire.
- Où se situe l’administrateur de biens dans le schéma « en Y » ?
- Quels mandats faut-il (re)signer ?
- Comment fonctionne l’autofacturation pour le compte du propriétaire ?
- B2B, B2C, B2G : comment typer propriétaires et locataires ?
- Comment organiser l’adressage par mandat ou par propriétaire ?
- Comment communiquer les statuts à vos mandants ?
- Checklist de préparation pour les administrateurs de biens
- FAQ — Facturation électronique et administrateurs de biens
La réforme française de la facturation électronique soulève, pour un administrateur de biens ou un property manager, une question que les guides généralistes n’abordent presque jamais : quand on facture pour le compte d’un mandant, qui émet quoi, et avec quels mandats ? C’est tout l’enjeu de la gestion pour compte de tiers, dans une réforme qui concerne plus de 10 millions d’acteurs économiques en France (source : economie.gouv.fr).
L’administrateur de biens agit comme mandataire : il émet les factures de loyers et de charges aux locataires pour le compte de ses propriétaires. La réforme organise les échanges autour d’un schéma « en Y » : votre solution de gestion dépose vos factures via votre Plateforme Agréée (PA), qui dialogue avec la PA du partenaire, le tout supervisé par le concentrateur public (PPF) qui transmet les données à la DGFiP.
La subtilité, c’est que vous n’émettez pas seulement pour votre propre compte : votre logiciel joue le rôle d’opérateur de dématérialisation qui dépose les factures émises pour le compte du mandant. Cette position a des conséquences directes sur les mandats à mettre en place.
Trois habilitations sont à formaliser auprès de votre Plateforme Agréée — et c’est le point le plus souvent négligé. Les voici :
C’est sans doute le chantier le plus chronophage, car il implique de recontacter l’ensemble de vos mandants. À lancer en priorité.
« En gestion pour compte de tiers, le risque n°1 n’est pas le format de facture : c’est de découvrir, à quelques semaines de l’échéance, que les mandats d’autofacturation existants ne sont plus valables. Ce chantier contractuel se prépare des mois à l’avance. » — L’équipe Solare it
L’autofacturation permet à votre solution d’émettre, via votre PA, une auto-facture pour le compte du vendeur (votre mandant) — et d’en recevoir, émise par l’acheteur. L’annuaire central de la réforme prend explicitement en compte ce cas : il référence non seulement les assujettis à la TVA et les acheteurs publics, mais aussi les vendeurs destinataires d’auto-factures.
Concrètement, vos circuits d’autofacturation doivent être correctement déclarés et adressés pour que factures et statuts arrivent au bon endroit. Une erreur d’adressage ou un mandat manquant, et c’est le flux d’un mandant entier qui se bloque.
Chaque tiers doit être classé en B2B (entreprise), B2C (particulier) ou B2G (secteur public), car chacun emprunte un circuit différent. Un administrateur de biens jongle avec des catégories hétérogènes :
D’où l’importance de fiabiliser les identifiants : le SIRET exact est notamment indispensable pour les destinataires du secteur public. Une donnée tiers mal typée, et tout le routage de la facture part de travers.
L’adressage se construit à partir du SIREN, précisable par paliers, et le suffixe est l’outil clé pour un administrateur de biens. Les quatre paliers : unité légale (SIREN), suffixe sur le SIREN, établissement (SIRET), code routage. Le suffixe permet d’isoler un sous-ensemble logique — par exemple les factures rattachées à un mandat ou à un propriétaire donné — sans créer d’établissement distinct.
Bien pensé, votre plan d’adressage devient un outil d’organisation : chaque flux arrive au bon endroit, rattaché au bon mandat. Les adresses sont historisées (on arrête ou on active à une date, on ne supprime pas).
Le cycle de vie de la facture vous donne une visibilité fine sur le sort de chaque pièce — un argument de transparence vis-à-vis de vos propriétaires. Une facture passe par des statuts partagés : déposée, refusée, suspendue, encaissée… Elle peut être suspendue par un locataire via un code motif normalisé (référence contractuelle manquante, coordonnées bancaires erronées…), à régulariser puis à passer en « complétée ».
Restituer ces statuts à vos mandants — directement ou via un espace client propriétaires/locataires — devient un levier de professionnalisation : vous démontrez la traçabilité complète des flux gérés pour leur compte. C’est l’un des usages de l’espace client de Solare Property.
Pour un administrateur de biens, la réforme se gagne d’abord sur le terrain contractuel — les mandats — puis sur la qualité des données et la finesse de l’adressage. Gérer la facturation électronique pour le compte de nombreux propriétaires suppose une solution conçue pour le mandat de gestion : c’est la logique de Solare Property ADB, qui intègre l’autofacturation, l’adressage par paliers, le cycle de vie complet et la restitution des statuts à vos mandants.
Mes anciens mandats d’autofacturation restent-ils valables ?
Non. La réforme nécessite de nouveaux mandats d’autofacturation spécifiques, à resigner notamment lorsque le propriétaire est une personne physique.
Qui émet la facture : l’administrateur de biens ou le propriétaire ?
Vous facturez pour le compte de votre mandant. Selon le montage, cela passe par un mandat de facturation à la PA et, le cas échéant, par l’autofacturation pour le compte du vendeur (le propriétaire).
Comment gérer des propriétaires particuliers en facturation électronique ?
Ils relèvent de la catégorie B2C et appellent une attention particulière sur les mandats (personnes physiques). Le typage B / C / G de chaque tiers est un prérequis.
Puis-je organiser mes adresses par mandat ?
Oui. Le suffixe appliqué au SIREN permet d’isoler les factures d’un mandat ou d’un propriétaire sans créer d’établissement distinct.
Que devient la représentation PDF de mes factures ?
L’ancien « lisible » n’est plus valable : la facture lisible doit être générée par fusion à partir du flux structuré, pour garantir une conformité exacte au flux.
Un administrateur de biens est-il concerné dès 2026 ?
La réception est obligatoire dès septembre 2026 pour tous. L’obligation d’émission dépend de la taille de votre structure (2026 pour les GE/ETI, 2027 pour les PME/TPE), mais les démarches de mandats sont à anticiper dans tous les cas.
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