Facturation électronique Belgique : Les étapes clés

Quelles sont les principales étapes pour se conformer à la facturation électronique en Belgique ?

Pour se conformer à la facturation électronique obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026, les entreprises doivent suivre plusieurs étapes clés :

1. Analyser les processus de facturation actuels

Avant d’adopter la facturation électronique, il est indispensable de cartographier vos processus de facturation actuels :

• Quels outils utilisez-vous pour émettre et recevoir des factures ?
• Quel volume de factures traitez-vous chaque mois ?
• Vos processus incluent-ils déjà des workflows numériques ou sont-ils encore basés sur des traitements papier ?
• Comment gérez-vous l’archivage des factures et leur traçabilité ?

Cette analyse permet d’identifier les écarts entre votre organisation actuelle et les exigences légales, et d’anticiper les adaptations nécessaires en termes d’outils, de ressources et de formation.

2. Choisir une solution de facturation électronique conforme

La conformité repose sur l’utilisation d’une solution capable d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées respectant la norme européenne EN 16931 et utilisant des formats reconnus (UBL, XML, CII).

La Belgique s’appuie sur le réseau Peppol comme standard pour les échanges sécurisés de factures électroniques. Il est donc essentiel que votre outil soit :

✅ Compatible avec les formats de facture électronique reconnus en Belgique.
✅ Capable de s’intégrer au réseau Peppol pour envoyer et recevoir des factures de manière sécurisée.
✅ Évolutif afin de s’adapter aux évolutions réglementaires futures.

En fonction de votre taille et de votre volume d’émission, vous pouvez opter pour :

• Un module de facturation électronique intégré à votre ERP ou logiciel comptable.
• Une plateforme spécialisée de dématérialisation et d’e-invoicing.
• Une API de connexion directe avec le réseau Peppol.

Le choix de l’outil doit se faire en tenant compte de vos besoins métier, de votre environnement technique existant et des contraintes budgétaires.

3. Adapter et intégrer vos outils

Le passage à la facturation électronique implique une intégration fluide avec vos processus comptables, financiers et ERP existants. Pour cela assurez-vous de :

• Connectez votre solution au réseau Peppol ou, à défaut, à la plateforme nationale Hermes mise en place par l’Administration belge pour servir de passerelle pour les entreprises qui ne sont pas directement connectées au réseau.
• Paramétrez correctement votre logiciel pour automatiser l’émission et la réception des factures électroniques.
• Assurez l’interopérabilité avec vos processus de validation interne.

Cette étape est cruciale pour éviter les doublons, les erreurs de traitement et garantir la traçabilité des factures tout au long de leur cycle de vie.

4. Former les équipes et impliquer les parties prenantes

La facturation électronique n’est pas qu’une évolution technique : elle impacte la culture interne et les méthodes de travail des équipes comptables, financières, informatiques et de gestion.

• Sensibilisez vos collaborateurs à la réglementation, aux enjeux de conformité et aux avantages de la facturation électronique.
• Formez-les à l’utilisation des nouveaux outils (émission, réception, archivage et suivi des factures électroniques).
• Impliquez les parties prenantes dans la mise en place du projet pour favoriser l’adhésion et minimiser les résistances au changement.
• Préparez un plan de communication interne et mettez en place un support pour répondre aux questions et lever les éventuelles difficultés opérationnelles.

5.  Mettre en place et tester la solution

Déployez la solution retenue, configurez les échanges via Peppol ou Hermes, et réalisez des tests pour vous assurer du bon fonctionnement des flux de factures électroniques. Prévoyez un plan d’action clair avec un calendrier précis avec des jalons clairs jusqu’à l’échéance du 1er janvier 2026 afin d’anticiper les risques et de garantir que votre entreprise sera prête dans les délais.

6. Assurer la conformité continue

Le passage à la facturation électronique en Belgique ne s’arrête pas le 1er janvier 2026. Pour garantir la conformité dans la durée, il est nécessaire de veillez à la conformité permanente des flux de facturation électronique : respect des normes, sécurité des échanges, archivage légal et traçabilité.
Restez attentif aux évolutions réglementaires et techniques pour garantir la pérennité de votre dispositif afin d’éviter tout blocage ou sanction. Pour cela :

• Vérifiez régulièrement que vos factures respectent bien les normes en vigueur.
• Assurez la sécurité et la traçabilité des échanges, notamment via le réseau Peppol.
• Conservez vos factures électroniques de manière légale et sécurisée pendant la durée requise.
• Restez attentif aux évolutions légales pour adapter vos outils et vos pratiques si nécessaire.

En garantissant cette conformité continue, vous sécurisez vos échanges et facilitez votre gestion comptable au quotidien.