Quand on pense immobilier et logiciel de gestion, on pense souvent aux propriétaires. Pourtant, les grands locataires ont eux aussi un fort besoin de gestion d’autant plus qu’il s’agit souvent d’actifs stratégiques tels que des emplacements commerciaux ou logistiques.
Les groupes qui sont massivement locataires de leur patrimoine immobilier sont soumis à de nombreux besoins concernant la gestion de leur parc :
- Contrôle des loyers
- Gestion des dates critiques (date de sortie anticipée et fin de bail)
- Suivi des contrôles réglementaires
Contrôles des loyers :
Dans beaucoup d’entreprises, l’immobilier est le deuxième poste de dépenses après les salaires. Une gestion rigoureuse de ce poste qui représente des dizaines, voire des centaines de millions d’euros, est nécessaire. Chez les clients que nous accompagnons, il n’est pas rare de détecter des erreurs de quelques pourcents qui représentent pourtant des montants importants sur les loyers. Ces erreurs résultent souvent d’indexations erronées ou de mauvaise saisie chez le bailleur (erreur, oubli de franchises…). L’automatisation du calcul des loyers dûs et le contrôle automatisé des écarts entre les montants attendus et les factures reçues permettent de simplifier une tâche chronophage et ô combien nécessaire au vu des montants concernés.
Gestion des dates critiques :
La réglementation et les négociations contractuelles fixent des règles particulières pour la gestion des échéances des baux. Si vous êtes engagé sur un bail commercial classique, manquer une échéance de sortie vous engage automatiquement pour les 3 années suivantes. A l’inverse, sur un bail ferme, la non-anticipation de la fin de bail peut vous faire perdre un emplacement commercial prime. En France, il est tentant de laisser passer la date de fin de bail qui passe alors en tacite prolongation à durée indéterminée. Cependant, c’est une politique qui peut être dangereuse car ensuite un préavis de 6 mois suffit et, passés 12 ans, le loyer est déplafonné.
Pour toute ces raisons, il est important de disposer d’un système d’alertes performant pour ne manquer aucune échéance.
Suivi des contrôles règlementaires :
En tant qu’occupant, les locataires doivent effectuer eux-mêmes un certain nombre de contrôles. Quand le patrimoine grandit, il est vite compliqué de suivre toutes ces obligations. Un bon outil de suivi est alors nécessaire pour piloter les contrôles et s’assurer de leur bonne réalisation.
Chez Solare, depuis 25 ans, nous accompagnons les grands utilisateurs qu’ils soient locataires, propriétaires occupants ou juste propriétaire pour la gestion quotidienne de leur immobilier tertiaire. Nous accompagnons des sociétés telles que SNCF, Orange, Auchan Retail ou la Bred notamment sur la problématique de gestion de leurs locations
