La dématérialisation des factures entrantes et sortantes représente aujourd’hui un véritable enjeu de productivité et de « compliance » pour les professionnels du property management. Face à une augmentation significative du volume de factures et à l’émergence de nouvelles obligations réglementaires, ces acteurs doivent repenser leur gestion des documents financiers.
Les Enjeux de la dématérialisation des factures
Gestion du volume de factures
Les Property managers sont confrontés à une croissance exponentielle du nombre de factures entrantes à traiter, avec des centaines de factures d’achat par immeuble. La saisie de ces factures est une charge de travail à faible valeur ajoutée et pourtant essentielle pour la gestion des immeubles et la reddition des charges.
Beaucoup travaillent encore manuellement alors que des solutions permettent de gagner un temps considérable pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette tendance met en lumière l’importance cruciale de la dématérialisation pour gérer efficacement de grandes masses de documents et maintenir une gestion fluide des immeubles.
Nouvelles obligations réglementaires
Au-delà de la productivité, la compliance réglementaire devient un enjeu majeur. Les administrations de plusieurs pays, dont la France, la Belgique, et le Luxembourg, imposent désormais l’envoi des factures par voie électronique, soulignant l’urgence pour les property managers de s’adapter à ces nouvelles règles.
France : Vers une obligation généralisée de la facturation électronique
En France, le mouvement vers la dématérialisation des factures prend une ampleur significative avec le report de l’obligation de facture électronique à 2026. Cette mesure s’inscrit dans le cadre de la loi de finances, visant à lutter contre la fraude fiscale, à améliorer l’efficacité de la collecte d’impôts et à faciliter la gestion des transactions commerciales.
Dès 2026, toutes les entreprises, quel que soit leur taille, seront tenues de recevoir et d’émettre des factures sous format électronique. Cette évolution représente un changement majeur, imposant aux property managers de se doter de solutions technologiques adaptées pour se conformer à cette nouvelle réglementation. Notre solution Solare Property, propose des connecteurs compatibles avec les systèmes de facturation électronique, facilitant ainsi la transition pour ses clients.
Belgique : Adoption du Réseau Peppol
La Belgique, quant à elle, a voté le 1er février 2024 la mise en œuvre de la facturation électronique pour le 1er janvier 2026, alignant sa législation sur celle de la France. Cette décision marque un tournant décisif dans le passage au numérique pour les transactions commerciales. Le réseau Peppol, reconnu pour sa capacité à standardiser les échanges de documents électroniques à travers l’Europe, joue un rôle central dans cette transition.
Pour les professionnels de l’immobilier belges, cette obligation signifie que la majorité des transactions commerciales devra être effectuée via des factures électroniques. Heureusement, de nombreux opérateurs de fluides et services sont déjà connectés au réseau Peppol, facilitant ainsi l’adaptation des entreprises à ces nouvelles exigences.
La mise en conformité avec ces nouvelles réglementations demande une préparation minutieuse et l’adoption de technologies adéquates. Anticiper la mise en œuvre obligatoire permet donc de faire immédiatement des gains de productivité et d’être prêt pour le jour J.
Les défis de la gestion manuelle des factures
Gestion du volume
La gestion manuelle des factures représente une charge de travail conséquente, marquée par une faible valeur ajoutée. Cette pratique, encore répandue, limite significativement l’efficacité opérationnelle et la capacité des managers à se concentrer sur des tâches stratégiques.
La faible valeur ajoutée de la saisie manuelle
La saisie manuelle des factures, bien qu’essentielle, est chronophage et sujette à erreurs. Cette activité répétitive détourne les ressources des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’amélioration de la satisfaction client et la gestion stratégique des propriétés.
Solutions technologiques pour la dématérialisation
Automatisation avec Solare Property
Chez Solare Property, nous avons mis en place des solutions innovantes pour répondre à ces défis. Grâce à des connecteurs avancés, combinant la puissance du machine learning et l’efficacité des réseaux de facturation électronique tels que Peppol, nous automatisons le traitement des factures. Cela permet une affectation précise des charges par immeuble, une comptabilisation instantanée, et une simplification notable du processus d’approbation.
Les avantages de l’Automatisation
L’automatisation transforme radicalement le traitement des factures, depuis leur réception jusqu’au paiement, en passant par la validation. Nos clients bénéficient d’un gain de temps considérable, pouvant être réinvesti dans des activités à valeur ajoutée ou dans la gestion de volumes plus importants de mandats.
L’utilisation de plateformes comme Peppol et Chorus Pro en France facilite l’envoi de factures électroniques, réduisant les coûts et les délais associés au traitement manuel.
Ces solutions technologiques permettent aux property managers de se conformer aisément aux exigences réglementaires tout en optimisant leur productivité.
Les enjeux de compliance réglementaire
Obligations actuelles et futures
La législation évolue rapidement, avec des échéances fixées pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique en France et en Belgique pour 2026. Ces changements législatifs nécessitent une préparation et une adaptation proactive de la part des professionnels de l’immobilier.
Anticiper pour plus de productivité
Anticiper ces changements est crucial pour éviter les difficultés futures. En s’adaptant dès maintenant, les property managers peuvent réaliser des gains de productivité immédiats et se préparer efficacement pour les obligations à venir.
La dématérialisation des factures en property management est un impératif stratégique face aux enjeux de productivité et de compliance réglementaire. Adopter des solutions technologiques avancées permet non seulement de répondre aux exigences actuelles mais aussi de se positionner avantageusement pour les évolutions futures.
N’attendez pas le dernier moment pour anticiper un tel changement !
La procrastination sur le sujet risque de créer d’importantes difficultés chez les émetteurs et destinataires de factures qui se réveilleront un peu trop tard. Et provoquer un effet de saturation chez les intégrateurs qui crouleront de demandes à quelques mois de l’échéance de l’obligation légale.
